1. Administrator
- Administratorem danych osobowych jest Velunio sp. z o.o. z siedzibą w Warszawa, ul. Zielna Wola 14/3, 00-874 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 526-000-15-47, REGON 140827363 („Velunio”).
- Inspektor ochrony danych: iod@velunio.pl lub pisemnie na adres siedziby z dopiskiem „IOD”. W sprawach ogólnych: prywatnosc@velunio.pl, telefon +48 22 094 27 31 (pn.–pt. 9:00–17:00).
- Polityka dotyczy stron w domenie velunio.pl („Serwis”) oraz panelu klienta i usługi Velunio („Usługa”).
2. Jakie dane
- Dane konta — imię i nazwisko, adres e-mail, NIP i dane firmy, numer rachunku do faktur, dane do faktury za Velunio, ustawienia, historia logowań.
- Dane korzystania z Usługi — które funkcje i kiedy; wyłącznie do utrzymania i poprawiania Usługi.
- Komunikacja — treść wiadomości do wsparcia i formularzy, adres e-mail, numer telefonu, jeśli go podasz.
- Dane techniczne — adres IP, przeglądarka, system, identyfikatory sesji, logi serwera.
- Dane nabywców i treść faktur, które wprowadzasz do Usługi — tu Velunio jest podmiotem przetwarzającym, a administratorem jesteś Ty (pkt 4).
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa (RODO) | Okres |
|---|---|---|
| Konto, wystawianie faktur, KSeF, przypomnienia, eksporty | art. 6 ust. 1 lit. b — umowa | czas umowy + 90 dni |
| Faktury za Velunio, obowiązki podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny | 5 lat od końca roku podatkowego |
| Odpowiedzi na wiadomości, reklamacje | art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes | do 3 lat od zakończenia sprawy |
| Bezpieczeństwo, logi, zapobieganie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. f | do 12 miesięcy |
| Statystyka Serwisu (cookies analityczne) | art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda | do wycofania, maks. 13 miesięcy |
| Informacje o wydaniach (newsletter) | art. 6 ust. 1 lit. a — zgoda | do wycofania |
| Dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f | do przedawnienia |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych konta nie możemy świadczyć Usługi, a bez danych do faktury — rozliczyć abonamentu.
4. Dane nabywców (powierzenie)
- Dane nabywców, treść faktur, wpłaty i wyciągi przetwarzamy wyłącznie na Twoje polecenie jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO).
- Zasady określa umowa powierzenia akceptowana przy rejestracji, dostępna w panelu. Jej załącznikiem jest lista podwykonawców; o zmianach informujemy 30 dni wcześniej.
- Powierzonych danych nie używamy do własnych celów, nie profilujemy na ich podstawie i nie budujemy z nich statystyk.
5. Odbiorcy
- Dostawcy infrastruktury i kopii zapasowych w Unii Europejskiej.
- Operator płatności — w zakresie rozliczenia abonamentu.
- Dostawca poczty transakcyjnej — do wysyłki faktur, przypomnień i powiadomień.
- Krajowy System e-Faktur — gdy wysyłasz lub pobierasz faktury.
- Biuro rachunkowe i kancelaria obsługujące Velunio — w zakresie obowiązków księgowych i prawnych.
- Organy publiczne — gdy wymaga tego prawo.
6. Gdzie przechowujemy
Wyłącznie w centrach danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Nie przekazujemy danych do państw trzecich. Gdyby stało się to konieczne, zrobimy to tylko na podstawie zabezpieczeń z rozdziału V RODO i poinformujemy Cię wcześniej.
7. Jak długo
- Dane konta — przez czas korzystania z Usługi; po zamknięciu konta 90 dni na eksport, potem usunięcie.
- Faktury za Velunio — 5 lat od końca roku, w którym wystawiono dokument.
- Kopie zapasowe — 30 dni rotacyjnie; dane usunięte z systemu znikają z kopii po tym okresie.
- Logi techniczne — do 12 miesięcy. Wyciągi bankowe — do 24 godzin od przetworzenia.
8. Twoje prawa
- dostęp do danych i ich kopia,
- sprostowanie,
- usunięcie, gdy nie ma już podstawy do przetwarzania,
- ograniczenie przetwarzania,
- przenoszenie — eksport CSV i JSON z panelu,
- sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
- wycofanie zgody w dowolnym momencie,
- skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Większość praw zrealizujesz w panelu (Konto › Prywatność). W pozostałych sprawach napisz na prywatnosc@velunio.pl — odpowiadamy w ciągu 14 dni, najpóźniej w miesiąc.
9. Cookies
Niezbędne cookies (motyw, decyzja o cookies, sesja panelu) działają zawsze; analityczne i marketingowe — tylko za zgodą. Lista plików i sposób zmiany ustawień: polityka cookies.
10. Bezpieczeństwo
Szyfrowanie transmisji (TLS 1.3) i danych w spoczynku (AES-256), token KSeF w osobnym sejfie kluczy, 2FA, dziennik zdarzeń, kopie co godzinę, coroczne testy penetracyjne. Szczegóły: app.velunio.pl/bezpieczenstwo. O naruszeniu, które może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw, informujemy bez zbędnej zwłoki, w ciągu 72 godzin.
11. Zmiany
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy, Usługa lub podwykonawcy. O istotnych zmianach informujemy e-mailem i w panelu co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie.