Regulamin usługi Velunio

wersja 6.0obowiązuje od 3.11.2026

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi Velunio — wystawiania faktur, wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur, przypomnień o płatności i eksportu dokumentów dla biura rachunkowego — przez Velunio sp. z o.o. z siedzibą w Warszawa, ul. Zielna Wola 14/3, 00-874 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 526-000-15-47, REGON 140827363, kapitał zakładowy 50 000 zł („Usługodawca”). Kontakt: kontakt@velunio.pl, tel. +48 22 094 27 31 (pn.–pt. 9:00–17:00).
2. Usługa jest skierowana do przedsiębiorców. Osobom fizycznym zawierającym umowę bezpośrednio związaną z działalnością gospodarczą, gdy nie ma ona dla nich charakteru zawodowego, przysługują uprawnienia z § 11 ust. 2.
3. Przed założeniem konta Klient zapoznaje się z Regulaminem, Polityką prywatności i umową powierzenia przetwarzania danych.

§ 2. Definicje

1. Panel — aplikacja dostępna przez przeglądarkę pod adresem panel.velunio.pl.
2. Klient — podmiot, który zawarł umowę i jest właścicielem Konta.
3. Użytkownik — osoba korzystająca z Panelu w ramach Konta Klienta; Konto gościa — dostęp tylko do odczytu dla biura rachunkowego.
4. Plan — Jednoosobowa, Biuro lub Biuro rachunkowe, z zakresem i ceną z cennika na sklep.velunio.pl.
5. Okres rozliczeniowy — miesiąc lub rok, zależnie od wyboru.
6. KSeF — Krajowy System e-Faktur prowadzony przez administrację skarbową.

§ 3. Zakres usługi

1. Usługodawca udostępnia Panel w modelu subskrypcyjnym, w zakresie Planu: wystawianie faktur (VAT, proforma, zaliczkowa, korygująca, cykliczna), wysyłka faktur do KSeF i pobieranie faktur zakupowych, wysyłka faktur i przypomnień e-mailem w imieniu Klienta, import wyciągów bankowych i dopasowanie wpłat, eksport dokumentów.
2. Usługa nie obejmuje prowadzenia ksiąg, sporządzania ani składania deklaracji podatkowych, rozliczeń ZUS, obsługi kas fiskalnych ani doradztwa podatkowego. Szkic JPK_V7 jest materiałem pomocniczym dla biura rachunkowego Klienta.
3. Usługodawca może rozwijać Panel. Usunięcie istotnej funkcji dostępnej w Planie Klienta następuje z co najmniej 60-dniowym wyprzedzeniem ogłoszonym na app.velunio.pl/co-nowego.
4. Klient odpowiada za poprawność danych na fakturach, w tym danych nabywcy, stawek i terminów. Usługodawca nie weryfikuje merytorycznie treści faktur poza walidacją wymaganą przez KSeF.

§ 4. Konto i użytkownicy

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta i akceptacji Regulaminu.
2. Klient wskazuje Użytkowników i nadaje im role; odpowiada za ich działania jak za własne. Właściciel Konta jest zobowiązany do włączenia uwierzytelniania dwuskładnikowego.
3. Token KSeF Klient udostępnia Usługodawcy wyłącznie w celu wysyłki i pobierania faktur. Klient może unieważnić token w KSeF w każdej chwili.
4. Podejrzenie nieuprawnionego dostępu Klient zgłasza na bezpieczenstwo@velunio.pl.

§ 5. Plany, okres próbny, płatności

1. Nowe Konto przez 30 dni korzysta z Usługi bez opłat i bez podania danych płatniczych. Okres próbny nie przekształca się w płatną subskrypcję; po jego upływie Konto przechodzi w tryb tylko do odczytu do czasu wyboru Planu.
2. Opłata jest naliczana z góry za Okres rozliczeniowy; w Planie Biuro rachunkowe — za każdą firmę klienta aktywną w danym miesiącu. Ceny w cenniku są cenami netto, do których doliczany jest VAT.
3. Subskrypcja odnawia się automatycznie, chyba że Klient wyłączy odnawianie w Panelu przed końcem Okresu rozliczeniowego.
4. Zmiana Planu na wyższy następuje natychmiast z proporcjonalnym rozliczeniem; na niższy — od kolejnego Okresu rozliczeniowego.
5. Faktury za Usługę są wystawiane elektronicznie i wysyłane do KSeF; Klient wyraża zgodę na tę formę.
6. Przy braku płatności Usługodawca wysyła przypomnienie, a po 14 dniach przełącza Konto w tryb tylko do odczytu. Dane nie są w tym czasie usuwane.

§ 6. Obowiązki klienta

1. Klient korzysta z Usługi zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami.
2. Zabronione jest:
   1. wystawianie faktur niedokumentujących rzeczywistych zdarzeń gospodarczych,
   2. wysyłanie przypomnień do osób, wobec których Klient nie ma wymagalnej wierzytelności,
   3. próby nieuprawnionego dostępu do systemów Usługodawcy lub kont innych Klientów,
   4. odsprzedaż dostępu do Panelu bez zgody Usługodawcy.
3. Klient zapewnia, że ma podstawę prawną do przetwarzania danych nabywców, które wprowadza do Panelu.

§ 7. Dane i poufność

1. Dane wprowadzone do Panelu pozostają własnością Klienta. Usługodawca uzyskuje tylko licencję niezbędną do świadczenia Usługi.
2. Dane osobowe nabywców Usługodawca przetwarza na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO).
3. Klient może w każdej chwili wyeksportować faktury (PDF), rejestry (CSV, JSON) i wpłaty z Panelu.
4. Po rozwiązaniu umowy dane są dostępne do eksportu przez 90 dni, następnie usuwane, z zastrzeżeniem danych, które Usługodawca musi przechowywać z mocy prawa.

§ 8. Dostępność i wsparcie

1. Usługodawca dokłada starań, by Panel był dostępny przez 99,9% czasu w miesiącu, z wyłączeniem prac zapowiedzianych co najmniej 48 godzin wcześniej na status.velunio.pl. Dostępność KSeF zależy od administracji skarbowej i nie jest objęta tym zobowiązaniem; faktury czekają wtedy w kolejce.
2. W Planach Biuro i Biuro rachunkowe, jeśli dostępność w miesiącu spadnie poniżej 99,9%, Klient może wystąpić o obniżenie opłaty za ten miesiąc o 10% za każdy rozpoczęty punkt procentowy poniżej progu, maksymalnie do 50%.
3. Wsparcie: wsparcie@velunio.pl, tel. +48 22 094 27 31 (pn.–pt. 9:00–17:00), centrum pomocy. Odpowiedź najpóźniej następnego dnia roboczego do 16:00.

§ 9. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za szkody wyrządzone z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa.
2. Wobec Klientów niebędących konsumentami odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do opłat uiszczonych w 12 miesiącach poprzedzających zdarzenie i nie obejmuje utraconych korzyści.
3. Usługodawca nie odpowiada za skutki błędnych danych wprowadzonych przez Klienta, za działanie KSeF, poczty nabywcy ani banku Klienta, ani za przerwy z powodu siły wyższej.
4. Ograniczenia z ust. 2 nie dotyczą osób, o których mowa w § 1 ust. 2.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje można składać na wsparcie@velunio.pl, przez formularz na kontakt.velunio.pl lub pisemnie na adres siedziby (Velunio sp. z o.o., ul. Zielna Wola 14/3, 00-874 Warszawa), podając opis problemu i dane Konta.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni i odpowiada e-mailem.
3. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji, w tym z platformy internetowego rozstrzygania sporów udostępnianej przez Komisję Europejską.

§ 11. Odstąpienie i rozwiązanie umowy

1. Klient może rozwiązać umowę w każdej chwili, wyłączając odnawianie subskrypcji lub usuwając Konto w Panelu. Umowa wygasa z końcem opłaconego Okresu rozliczeniowego.
2. Osoba, o której mowa w § 1 ust. 2, może odstąpić od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia, składając oświadczenie na kontakt@velunio.pl. Jeśli na jej żądanie świadczenie rozpoczęło się wcześniej, płaci za Usługę proporcjonalnie do zakresu spełnionego świadczenia.
3. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie rażącego naruszenia Regulaminu po bezskutecznym wezwaniu z terminem 7 dni, chyba że naruszenie zagraża bezpieczeństwu Usługi lub innych Klientów.
4. Usługodawca może zakończyć świadczenie Usługi w całości z 6-miesięcznym wypowiedzeniem, zapewniając eksport danych.

§ 12. Zmiany regulaminu

1. Regulamin może zmienić się z ważnych przyczyn: zmiany prawa (w tym przepisów o KSeF), zakresu Usługi, względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Klient jest informowany e-mailem i w Panelu co najmniej 14 dni wcześniej. Brak akceptacji uprawnia do rozwiązania umowy przed tym terminem; niewykorzystana część opłaty podlega zwrotowi.

§ 13. Postanowienia końcowe

1. Regulamin podlega prawu polskiemu; w sprawach nieuregulowanych stosuje się Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną i ustawę o prawach konsumenta.
2. Spory z Klientami niebędącymi konsumentami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Regulamin jest dostępny nieodpłatnie na www.velunio.pl/regulamin/ w formie umożliwiającej pobranie, utrwalenie i wydruk.